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Siempre que hablamos de editores de texto en nuestro Mac o en el ecosistema de iOS pensamos directamente en la suite de Office o en la de iWork, pero nos olvidamos casi siempre a una muy importante, la de Google. Si eres o has sido estudiante seguro que has utilizado la suite de Google para realizar trabajos para el instituto o la universidad, y en este artículo queremos dar el valor que merece a esta suite de aplicaciones sacando 10 tips que puede que no conozcas de Google Docs pero que puedes realizar para ser más productivo en tu dispositivo iOS o en la versión web de Docs.

10 funciones que puede que no conozcas de Google Docs

En nuestro día a día siempre buscamos ser más productivos y tener aplicaciones y servicios con muchas funciones que nos puedan satisfacer todas nuestras necesidades en diferentes aspectos de nuestra vida. Nosotros queremos ayudar a esta tarea con 10 funciones útiles en Google Docs que puede que no conozcas.

Antes de empezar queremos recordarte que Google Docs trabaja en cooperación con la nube, y es por ello que nosotros recomendamos utilizar una VPN si estás en un espacio público. Con una VPN podrás tener una conexión mucho más segura y por tanto trabajar en un mejor ambiente.

Utiliza plantillas para crear tus documentos

Al igual que tenemos en la suite de Office, en Google Docs también podemos utilizar plantillas y ahora es más fácil que nunca. Cuando entramos en docs.google.com, verás en el encabezado una galería de plantillas que podrás ampliar en la esquina superior derecha. También puedes encontrarlas en Archivos > Abrir > A partir de una plantilla.

Aquí tenemos diferentes plantillas para crear nuestro curriculum o redactar una carta formal por ejemplo si estamos solicitando la plaza en un máster. Si eres un estudiante también encontrarás diferentes plantillas para tomar tus apuntes o redactar increíbles trabajos para las diferentes asignaturas. Para nosotros nos parecen interesantes plantillas que esperamos que poco a poco vayan mejorando.

Google Docs integra un muy buen diccionario

Mientras estamos haciendo nuestros apuntes o cuando hacemos un trabajo para clase, nos surge la duda del significado de alguna palabra. Podemos recurrir a la web de la RAE, pero también podemos abrir el diccionario que se integra en la propia suite de Google. 

Para abrir este diccionario simplemente deberemos de pulsar Comando + Mayúsculas + Y, o irnos a Herramientas > Diccionario. Esta función que solo está disponible en la versión web de Google Docs es tremendamente útil y nos da definiciones muy acertadas de las palabras que necesitamos consultar.

Utiliza complementos para hacer mejores documentos

Si las herramientas de Google Docs se te quedan cortas, puedes recurrir a los complementos que se han integrado desde hace poco en la versión web de Docs. Simplemente en la barra de herramientas deberemos de seleccionar ‘Complementos’ y después irnos a ‘Obtener complementos…’.

Tenemos actualmente una importante biblioteca de complementos muy interesantes como herramientas bibliográficas si estás realizando trabajos para la universidad o herramientas para hacer mejores gráficas. Sin duda nos ha llamado mucho la atención la cantidad de posibilidades que tiene ahora esta suite de Google.

Firma tus documentos fácilmente

No es para nada raro que tengamos que firmar contratos a través de internet e imprimirlos. Esto es posible hacerlo fácilmente con Google Docs con el complemento PandaDoc. Si tienes un iPad o un iPhone con este complemento te será muy fácil firmar los documentos gracias a la pantalla táctil, haciendo que tu firma sea totalmente válida.

Mandar Fax con Google Docs es posible

Si eres muy joven seguramente la palabra ‘Fax’ no te dice nada, pero si todavía no has descubierto el mundo del email, puede que todavía los utilices. No hace falta a día de hoy comprar un fax para mandar documentos, sino que puedes utilizar el complemento Hello Fax para realizar esta operación de una manera relativamente sencilla. Aunque por favor, pasa página y pásate de forma permanente al correo electrónico.

Trabaja Offline con tus documentos

No siempre estamos conectados a la red, pero si queremos estar trabajando en cualquier sitio y en cualquier lugar. Es por esto que desde Google habilitaron la posibilidad de tener los documentos en offline en la aplicación de iOS en nuestro iPhone y iPad y poder editarlos en cualquier momento como en un avión.

En la aplicación de iOS deberemos de irnos a la esquina superior derecha, a los tres puntos, y aquí tendremos diferentes opciones. Una de ellas como veis es ‘Disponible sin conexión’. Al marcarla se descargará el documento y podremos trabajar con él en nuestros dispositivos iOS.

Estate al tanto de las ediciones del documento

En numerosas ocasiones debemos de realizar documentos conjuntos con nuestros compañeros de clase o de trabajo. Todos los pasos que hagan en estos archivos estarán registrados y si alguien elimina algo importante por error, tendremos al culpable al momento.

Para acceder a todas las modificaciones que se han realizado en un documento se puede utilizar el comando de teclas Comando + Opciones + Mayúscula + H. 

Realiza videoconferencias conjuntas con tus compañeros

Para poder tratar ciertos aspectos del problema, a veces es mejor hacerlo por voz que en mensajes. Es por esto que con el complemento UberConference puedes realizar conferencias grupales con todos tus compañeros de documentos sin tener que recurrir a Skype o FaceTime. Con esto todo queda en casa y se mejora el rendimiento del trabajo en grupo.

Si eres un fanático de las fuentes, Google tiene más escondidas

Si eres un maniático de la tipografía de los documentos y las tipografías que te ofrece Google Docs te parecen escasas, te recomendamos instalar el complemento Extensis Fonts que te permitirá tener una mayor biblioteca de fuentes de Google. La verdad es que hay una gran variedad y no echamos de menos ninguna aunque quien sabe si seguirán siendo pocas para ti.

Estos son los diez tips que hemos intentado sean lo más provechosos para ti y como veis recurrimos muchos a los complementos. Sin duda, si queréis ser más productivos en Docs tenéis una amplia galería de contenidos que explotar en estos complementos, ¿a qué esperas para descubrirla?