Trabajo en grupo en iWork: cómo funciona en Mac, iPad y iPhone

La suite gratuita iWork de Apple, equiparable a Microsoft Office, ofrece excelentes herramientas en Pages, Numbers y Keynote. Entre lo más destacado encontramos la posibilidad de trabajar con documentos compartidos. ¿En qué consiste esto? ¿Cómo se configura? En este artículo responderemos a estas y otras dudas sobre compartir proyectos a través de Pages, Numbers o Keynote.

¿Qué son los documentos compartidos?

Conocidos también como documentos colaborativos, estos son documentos normales y corrientes que creas a través de una de las aplicaciones ofimáticas de Apple. La diferencia radica en la posibilidad de poder compartirlos con otras personas, pudiendo realizar cambios en tiempo real entre varias personas y que estos queden reflejados automáticamente. Si sueles trabajar de forma profesional o escolar con documentos de este tipo, te puede ser de utilidad para gestionarlos con tus compañeros sin tener que ir cada uno por su lado y tener que unir luego todo en un solo documento.

Requisitos necesarios para ello

Para poder acceder a estos documentos compartidos en cualquiera de las aplicaciones de iWork necesitarás tener un iPhone, iPad o Mac. Eso sí, no vale cualquiera de ellos si no cumple con un requisito mínimo del sistema operativo, encontrándonos con los siguientes modelos:

iWork

  • iPhone compatibles con iOS 13.1 y posteriores:
    • iPhone SE (1ª y 2ª generación)
    • iPhone 6s / 6s Plus
    • iPhone 7 / 7 Plus
    • iPhone 8 / 8 Plus
    • iPhone X
    • iPhone XS / XS Max
    • iPhone XR
    • iPhone 11
    • iPhone 11 Pro / 11 Pro Max
    • iPhone 12 / 12 mini
    • iPhone 12 Pro / 12 Pro Max
  • iPad compatibles con iPadOS 13.1 y posteriores:
    • iPad (5ª, 6ª, 7ª y 8ª generación)
    • iPad mini (4ª y 5ª generación)
    • iPad Air (3ª y 4ª generación)
    • iPad Pro (todas las versiones)
  • Mac compatibles con macOS 10.15 Catalina y posteriores:
    • MacBook (2015 y posteriores)
    • MacBook Air (2012 y posteriores)
    • MacBook Pro (2012 y posteriores)
    • iMac (2012 y posteriores)
    • iMac Pro (2017)
    • Mac mini (2012 y posteriores)
    • Mac Pro (2013 y posteriores)

Documentos compartidos sin conexión a internet

Hay que decir que para poder realizar cambios y que estos se vean reflejados, así como ver las modificaciones hechas por el resto de personas será necesario tener conexión a internet. Dará igual si es vía WiFi o datos móviles mientras permita acceder a los documentos. Eso sí, cabe la posibilidad también de trabajar en ellos cuando no estés conectado pese a que nadie pueda ver los cambios. El documento almacenará durante 30 días las ediciones que realices para subirlas a iCloud cuando tengas conexión y mostrarlas al resto de participantes, pero lo eliminará si durante ese tiempo no has establecido una conexión a internet en el dispositivo.

sin internet

Cómo añadir personas al documento

Te puede añadir otra persona a un documento de Pages, Numbers o Keynote, no teniendo más que entrar mediante el enlace que te facilite. Ahora bien, si quieres ser tu quien lo comparta y controle como administrador todos los permisos deberás seguir los pasos que comentamos a continuación dependiendo del dispositivo en que te encuentres.

Compartirlo desde el Mac

Lo primero que deberás hacer es haber iniciado sesión con tu ID de Apple en el Mac y haber permitido iCloud Drive en Pages, Numbers y Keynote (puedes verificarlo desde Preferencias del Sistema > ID de Apple > iCloud). Una vez teniendo esta comprobación deberás seguir estos pasos:

  1. Abre el documento que deseas compartir.
  2. Haz click en el icono de «Colaborar», el cual se muestra en la barra de herramientas superior.
  3. Elige la forma en que deseas compartir el archivo (Mail, Mensajes, AirDrop, copiando el enlace…).
  4. Si se te pide, añade el correo electrónico o teléfono de la persona o personas a las que quieras añadir. Debe ser el número o email asociado a sus ID de Apple.
  5. Selecciona quién puede entrar al documento (personas a las que invites o cualquiera que tenga el enlace).
  6. Establece el permiso (lectura y escritura o solo lectura).
  7. Pulsa en compartir.
  8. Si elegiste «Copiar enlace» lo tendrás en el portapapeles listo para compartir.

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A través de un iPhone o iPad

Al igual que en el caso del Mac, es fundamental que hayas iniciado sesión con tu ID de Apple en el dispositivo y hayas habilitado la sincronización de Pages, Numbers y/o Keynote. Esto se puede comprobar desde Ajustes > tu nombre > iCloud. Después, para añadir personas al documento deberás seguir estos pasos:

  1. Abre el documento que vas a compartir.
  2. Pulsa en el botón de «Colaborar» (aparece en la parte superior derecha con el icono de una persona con un ‘+’).
  3. Pulsa en «Opciones para compartir».
  4. Establece quien deseas que tenga acceso (personas a las que invites o todo aquel que tenga enlace).
  5. Selecciona el permiso que deseas dar (poder hacer cambios o simplemente lectura).
  6. Pulsa en «Atrás».
  7. Elige el medio mediante el que quieres enviar la invitación (mensajes, mail, copiando enlace, apps de terceros…).
  8. Si se te pide, añade el teléfono o correo electrónico de las personas a las que deseas compartir el documento, siempre que este se encuentre asociado a su ID de Apple.
  9. Si elegiste «Copiar enlace» tendrás ya en el portapapeles el enlace al documento como invitación para colaborar.

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Desde otros dispositivos con la web de iCloud

Aunque este método está pensado para compartir documentos desde dispositivos Windows o Android, lo cierto es que se puede también a través de los equipos de Apple como los mencionados anteriormente, aunque al final es más cómodo en ellos usar los métodos ya comentados. Para llevar a cabo esta invitación mediante la web de iCloud se deben seguir estos pasos:

  1. Abre la web de iCloud e inicia sesión con tu ID de Apple y contraseña.
  2. Si vas a crear el documento pulsa sobre Pages, Keynote o Numbers para crearlo. Si ya está creado y se encuentra en iCloud Drive, entra en esta parte, localiza la carpeta y abre el documento.
  3. En la parte superior del documento, pulsa en «Colaborar».
  4. Selecciona la forma de compartir el documento (Mensajes, Mail, copiando el enlace…).
  5. Añade el correo electrónico o teléfono de las personas con las que deseas compartirlo (si se te pide). Recuerda que ese dato debe ser el mismo que el ID de Apple que utilizan las otras personas.
  6. Elige si deseas que tenga acceso al documento cualquiera que tenga el enlace o solo las personas con las que lo compartes.
  7. Elige los permisos de lectura y escritura.
  8. Pulsa en «Compartir».
  9. Si habías elegido copiar el enlace, ya tendrás este en el portapapeles.

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Cambiar permisos de lectura y escritura

En el momento en que añadiste más personas ya estableciste los permisos, pero si quieres cambiarlos o simplemente consultarlos si los has olvidado, puedes hacerlo. Para ello tendrás que seguir los mismos pasos que hemos indicado para añadir personas, llegando hasta el punto en el que pulsas en el botón «Colaborar». Se abrirá entonces una pestaña con las personas que hay en el documento y podrás establecer los permisos de cada uno. De esta forma podrá haber varios miembros en el documento, sin necesidad de que todos ellos tengan idénticos permisos.

editar permisos pages number keynote

Añadir contraseñas para poder entrar

Una forma de mantener seguros los documentos es protegerlos mediante contraseña, aunque para ello debes avisar al resto de participantes y comunicarles cuál es la clave si quieres que puedan seguir participando. Para ello será tan sencillo como seguir estos pasos, dependiendo del dispositivo en que estés:

contraseña pages numbers keynote

  • Si estás en iPhone o iPad deberás tener el documento abierto, pulsar el botón que aparece con el icono de tres puntos, pulsar en «Definir contraseña», escribir la clave y finalmente pulsar en «Ok».
  • Desde un Mac tendrás que ir a la barra de herramientas superior, pulsar en Archivo y después en «Definir contraseña».
  • Si estás en la web de iCloud deberás pulsar el botón de herramientas (icono de llave inglesa) y después pulsar en «Definir contraseña» para poder establecerla.

Para cambiar o eliminar la contraseña después, bastará con seguir la misma ruta que para establecerla.

Dudas resueltas sobre este tipo de archivos

Una vez que sabes cómo compartir este tipo de documentos, toca resolver algunas dudas que probablemente te puedan surgir en torno a ello:

  • ¿Es posible eliminar miembros? Sí. Yendo al botón de colaborar podrás deslizar su nombre hacia la izquierda (en iPhone y iPad) o hacer click secundario (Mac) para encontrar la opción de eliminar todos los permisos de acceso.
  • ¿Puede otra persona compartir el documento? No, solamente el creador del documento podrá compartirlo con otras personas, salvo que en los permisos dieras acceso a todo aquel que tenga el enlace.
  • ¿Es posible ver quién está trabajando en el documento? Sí y será en la parte superior de la pantalla, cerca del botón de colaborar, donde podrás ver quién está en el documento. Además podrás ir viendo a tiempo real los cambios que otros vayan realizando.
  • ¿Existe un límite de miembros? Aunque Apple no da ese dato, lo cierto es que no se ha encontrado límite de miembros que puedan colaborar en un mismo documento de iWork.
  • ¿Qué pasa si no puedo acceder al documento? Pues o bien la persona que lo administra te ha eliminado, o debes actualizar la aplicación si estás en una versión muy antigua. A veces incluso tendrás que actualizar el sistema operativo al completo del dispositivo.