El PDF se ha convertido en uno de los formatos estándar con los que se trabaja en el día a día. Sin duda has tenido que trabajar en el día a día con muchos de estos documentos en tu iPhone o iPad. En este caso debes saber muy bien como los puedes gestionar, siendo el proceso de guardado uno de los más típicos que se utilizan.
¿Es el PDF el mejor formato a usar en archivos?
Esta sin duda es una de las grandes preguntas que se puede hacer cualquier persona que no está habituada a este ambiente informático. Es cierto que muchas personas pueden recurrir al también clásico formato .docx, pero lo realmente común es hacer uso de PDF. Y son muchos los motivos por los que se puede recomendar de manera exclusiva el PDF para poder trabajar en un iPhone, iPad o Mac. En este caso se puede destacar en un primer momento la protección que se tiene y la imposibilidad de realizar cambios sobre lo que has escrito en el documento. En otros formatos sí que se va a poder editar fácilmente, pero en PDF lo que has escrito o firmado va a perdurar.
En un segundo lugar se destaca también la universalidad del formato. Con esto nos referimos de manera especial al hecho de intercambiar documentos entre iOS, Android, macOS o Windows. En todos estos sistemas operativos se puede utilizar este formato de documento sin ningún tipo de problema. Puede ser abierto por cualquier programa y en muchos casos no es ni necesario, ya que se puede abrir de manera nativa con los programas o el navegador. Esto es algo que no ocurre con otros formatos en los que se necesitan programas muy específicos, haciendo que sea realmente incómodo. De esta manera, el PDF se puede considerar uno de los mejores formatos en archivos que se puede encontrar a día de hoy.
Pero al igual que ocurre con otros documentos, se deben realizar diferentes acciones para poder gestionarlos. Casi todo se va a poder convertir en un archivo PDF como un correo electrónico, una página web y también los archivos que están adjuntos.
Guardar en la aplicación Apple Books
La aplicación Libros puede estar indicada como es lógico, así lo indica su nombre, para leer diferentes libros. Pero también puede ser usada para guardar los archivos PDF que necesitas tener almacenados. Además, también se podrá marcar y compartir en un iPhone, iPad o iPod Touch. De esta manera, cuando se configura iCloud Drive vas a poder añadir los archivos PDF que tengas a la biblioteca de libros y luego acceder a ellos desde cualquier otro dispositivo. Como comentaremos a continuación, esta es una acción que se puede realizar en diferentes ambientes dentro del dispositivo que te van a poder interesar.
Archivos adjuntos en un sitio web
En muchas páginas webs vas a poder encontrar diferentes documentos que están en un formato PDF. En este caso se pueden destacar sobre todo archivos que sean oficiales o formularios que es necesario rellenar antes de imprimirlo o enviarlos a través de email. Esto puede llegar a ser realmente útil para realizar el proceso de marcación y completar con todos los datos. Este proceso también se puede aplicar a los archivos que están adjuntos en cualquier tipo de correo electrónico. Para poder hacerlo, simplemente tendrás que seguir los siguientes pasos:
- En iPhone, pulsa sobre el PDF que quieres almacenar.
- Pulsa el botón de compartir que estará en una de las esquinas.
- Desliza el dedo hacia la izquierda de los iconos y pulsa en el botón Más.
- Pulsa sobre Sugerencias y seguidamente sobre Libros.
Guardar páginas webs completas
En muchas ocasiones se va a poder necesitar tener una página web que te vaya a interesar guardada siempre en un formato que sea prácticamente universal. Este almacena todo el texto, pero también las imágenes o los enlaces que se tienen. En este caso se encuentran muchas vías interesantes para poder guardarlo. Al final lo que se estará haciendo es hacer una fotografía estática de toda la información que se contiene en ese mismo momento para que la consultes rápidamente. Los pasos a seguir en este caso son las siguientes.
- En Safari, abre la página web que te interesa guardar como PDF.
- Pulsa en el botón compartir que se representa con un cuadrado y una flecha hacia arriba.
- Desliza el dedo hacia la izquierda sobre los iconos de la app y pulsa en Más.
- En Sugerencias, pulsa en Libros.
A partir de este momento se generará automáticamente el PDF que se almacenará en esta aplicación como si fuera un libro más. Igualmente, también se puede compartir siguiendo estos archivos con otras aplicaciones de terceros para que tengas el control absoluto. Lo único que cambiará es elegir la aplicación en cuestión al pulsar sobre el botón Compartir.
Almacenar un correo electrónico en PDF
Hay algunos correos electrónicos que pueden ser realmente importantes para ti y que no basta con tenerlos en la bandeja de entrada o en el archivo. Igualmente, tampoco no es demasiado cómodo tener el correo dividido en partes con diferentes capturas de pantalla que hayas podido realizar. En este caso, se plantea la posibilidad de almacenarlo en la aplicación Libros siguiendo los siguientes pasos:
- En la aplicación Mail pulsa en el correo electrónico que te interesa.
- Pulsa en Más acciones, representado con una flecha en sentido contario, y desplázate hasta pulsar en Imprimir.
- Pulsa sobre Libros.
Guardar en la aplicación Archivos
No debemos olvidarnos de la aplicación Archivos, que es el mejor gestor que existe ahora mismo dentro del ecosistema para almacenar todos tus documentos. Se permite realizar un guardado local en el almacenamiento interno del iPhone, pero también se puede realizar en el propio iCloud. De esta manera se va a poder acceder a este archivo a través de cualquier dispositivo dentro del mismo ecosistema y compartiendo el ID de Apple. Sin duda es algo realmente cómodo que se va a poder seguir por cualquier tipo de usuario. Los pasos a seguir son muy sencillos en estos casos:
- Ve al archivo que quieres guardar en el dispositivo.
- Pulsa Seleccionar > el nombre del archivo > Organizar .
- Ve a En mi [dispositivo] y elige una carpeta o pulsa Nueva carpeta para crear una nueva.
- Pulsa Copiar.
Al momento esta información se almacenará en la nube o de manera local, allá donde tú hayas elegido en un primer momento. Esto hace que sea realmente cómodo acceder. Se debe destacar siempre que sea necesario, en esta aplicación se podrá hacer un marcaje o rellenar documentos fácilmente a través del editor que se integra. Simplemente con el dedo podrás destacar las partes más importantes del documento o incluso firmarlo. Esto es algo ideal, sobre todo cuando se habla de realizar gestiones en formularios.
La forma de organizarlos rápidamente
Una vez tienes los archivos en esta aplicación, vas a poder organizarlos a tu gusto. El sistema operativo del iPhone ofrece muchas opciones diferentes para ir distribuyendo los documentos de una manera cómoda. En este caso se pueden generar por ejemplo carpetas nuevas. De una forma cómoda, tanto en el espacio de la nube como en el espacio local del dispositivo vas a poder tener diferentes carpetas en las que se pueden organizar todos los documentos que has creado en formato PDF. Todo esto va a permitir siempre que puedas localizar fácilmente el PDF que estás buscando en un momento dado.
Pero si lo que de verdad quieres es tener una búsqueda mucho más adecuada de todo lo que tienes almacenado, deberás usar otras herramientas. De esta manera se va a poder destacar el uso de las etiquetas que son personalizables con diferentes colores que te permite encontrar justamente el proyecto o el documento que vas a necesitar, teniéndolo completamente organizado en distintas clasificaciones.
