Cómo mantener al día tu agenda en iPhone, iPad y Mac

Información acerca de la aplicación

Calendario es una aplicación que existe desde hace muchísimos años y que está disponible en cualquier iPhone, iPad y Mac. Si bien es cierto que con el tiempo suele renovarse estéticamente e incluso se añade alguna que otra funcionalidad, lo cierto es que en todas las versiones ofrece unos mínimos.

Si no tienes la app en iPhone y iPad

Esta es una de las aplicaciones que viene preinstalada en los mencionados dispositivos de Apple, así como en los iPod touch y por tanto es altamente probable que la tengas. Y decimos que es probable y no seguro, dado que es una de las aplicaciones que se puede eliminar, no en los Mac, pero si en los iPhone y iPad.

Si no la encuentras es posible que la hubieses eliminado anteriormente, fuera de manera consciente o sin darte cuenta. En cualquier caso no te preocupes porque la podrás volver a descargar en la App Store de forma totalmente gratuita, ya que se considera parte del sistema y que por ende ya la pagaste cuando asumiste el precio de tu iPhone o iPad. En siguientes apartados de este artículo sus principales funciones y las que pueden ser de más utilidad para gestionar la agenda, ya que es mucho más que una app para saber qué fecha es.

Tipos de vista en la interfaz

La aplicación de Calendario de Apple destaca por tener una visión muy minimalista al más puro estilo de la compañía californiana y acorde a otras aplicaciones nativas que vienen preinstaladas en el dispositivo. En los ordenadores Mac y iPad encontramos una vista apaisada muy interesante para ver eventos de varios días de un solo vistazo. En los iPhone sin embargo se muestra menos información por razones obvias de tamaños, aunque al girarlo y ponerlo horizontalmente la interfaz también se adapta.

Tanto en iPad como en Mac se pueden tener vistas del día, semana, mes o año. Con las tres primeras puedes ver rápidamente los próximos eventos que tienes, mientras que en las del año solo verás el calendario sin posibilidad de ver de forma concreta que eventos tienes cada día. En el iPhone de forma predeterminada se puede mostrar un día o semana e irse desplazando por los días para ver los eventos, ofreciendo también la posibilidad de ver un calendario completo del año.

Además, en los tres dispositivos se tiene la posibilidad de tener widgets de diferentes tamaños con los que encontrar más o menos información respecto a los próximos eventos. En Mac se mantendrán siempre en el panel de notificaciones a la derecha, teniendo que pulsar sobre el para verlo. En iPhone con iOS 14 o posterior es posible colocar estos elementos en cualquier parte de la pantalla, al igual que en los iPad que tengan iPadOS 15 o versiones posteriores.

Gestionar calendarios

Aunque suene redundante, dentro de Calendario se pueden añadir diversos calendarios. Ya sean creados por ti mismo, exportados desde otras aplicaciones o descargados de internet. En siguientes puntos contamos todo lo que debes saber al respecto.

Crear nuevos calendarios

Cómo decíamos anteriormente, es posible crear tus propios calendarios en esta aplicación diferenciados por nombre y colores con el fin de separar los diferentes eventos. Por ejemplo, en rojo para eventos personales, azul para el trabajo, verde para estrenos de cine que quieres ver… Incluso puedes crear varios calendarios para una misma temática; si eres estudiante puedes crear uno para las asignaturas que tienes cada día, otro para exámenes, otro para entregas de trabajos… En definitiva, son muchas posibilidades las que tienes. Y la creación de estos calendarios es sencilla.

En iPhone

1. Abre la app Calendario.
2. Pulsa en “Calendarios” en la parte inferior central.
3. Ahora pulsa en “Añadir calendario” en la parte inferior izquierda.
4. Establece los siguientes parámetros:
   • Nombre del calendario.
   • Cuenta (si deseas que se sincronice en iCloud)
   • Color del calendario
5. Pulsa en “Ok” arriba a la derecha.

En iPad

1. Abre la app Calendario.
2. Pulsa en el icono de calendario en la parte superior izquierda.
3. Pulsa ahora en “Añadir calendario” en la parte inferior izquierda.
4. Completa todos los campos:
   • Nombre que le darás al calendario.
   • Cuenta (si quieres que esté en iCloud).
   • Color con el que diferenciarlo
5. Pulsa en “Ok”.

En Mac

1. Abre la aplicación Calendario.
2. Sitúa el cursor en cualquier parte de la barra lateral izquierda.
3. Haz click secundario y pulsa en «Nuevo calendario».
4. Verás que se ha creado un nuevo calendario. Si pulsas enter podrás cambiarle el nombre y si haces click secundario sobre el podrás cambiar aspectos como el color o la cuenta.

Ocultar, editar y borrar calendarios

¿Qué pasa si no quieres estar viendo uno de tus calendarios y no quieres borrarlo? Pues puedes ocultarlo tanto tiempo como quieras. Para ello basta con que sigas los pasos explicados anteriormente y en lugar de pulsar en “Añadir calendario”, deselecciones aquellos que ya tienes creados. En ese momento desaparecerán los eventos que tengas de esos calendarios y para volver a mostrarlos basta con que sigas idénticos pasos y los vuelvas a seleccionar.

Si lo que quieres es editar el calendario en cuestión basta con que pulses en el icono de “i”, ya que de esa forma se volverán a abrir las opciones para cambiar el nombre, cuenta y color del calendario. Y si quieres eliminar el calendario también te servirá esa ruta, ya que en la parte inferior de los campos a editar se puede encontrar el acceso para borrarlo, aunque debes tener en cuenta que con ello se eliminarán todos los eventos que creases en dicho calendario.

Importar calendarios de Google y más

Además de poder crear calendarios propios desde cero, podrás también importar calendarios de Google, Microsoft, así como otras muchas plataformas de calendario. Es un proceso muy simple y que te puede ayudar a traer eventos que ya tuvieses creados en otras plataformas.

En iPhone y iPad

1. Abre Ajustes.
2. Busca y entra en las opciones de Calendario.
3. Pulsa en “Cuentas” y después en “Añadir cuenta”.
4. Elige la plataforma desde la que deseas importar y sigue los pasos que te indiquen en pantalla:
   • iCloud
   • Microsoft Exchange
   • Google
   • Yahoo
   • Aol.
   • Outlook
   • Otra

En Mac

1. Abre la aplicación de Calendario.
2. Sitúate en la barra de herramientas superior y sigue la ruta Calendario > Preferencias.
3. En la nueva ventana que se abre, ve a la pestaña «Cuentas».
4. En la parte inferior izquierda haz click en ‘+’.
5. Elige el servicio desde el que deseas sincronizar los calendarios y sigue los pasos que te indican en pantalla.
   • iCloud
   • Microsoft Exchange
   • Google
   • Yahoo
   • Aol.
   • Outlook
   • Otra

Gestión de los eventos

A continuación veremos las funciones principales que ofrece Calendario de Apple y que al final servirá para ganar en productividad gracias a el. Ya sea para gestionar tus eventos personales, de trabajo, estudios… Cabe destacar que los cumpleaños y aniversarios se pueden añadir automáticamente si se tiene dicha fecha añadida a la ficha de tus contactos.

Añadir eventos

Podríamos decir que esta es, sin lugar a dudas, la función más importante que encontramos en la aplicación de Calendario y mediante la cual podrás organizar tu agenda. Para hacerlo en iPhone y iPad solo hay que pulsar el botón ‘+’ de la parte superior derecha, mientras que en el Mac dicho botón se encuentra ubicado arriba a la izquierda. En todos los dispositivos es posible también crear los eventos desplazándose a un día concreto y manteniendo pulsado el día en iPhone y iPad o haciendo click secundario en Mac.

Las opciones que se dan para crear los eventos son las siguientes:

• Título: es el nombre que tendrá dicho evento y que figurará cuando veas el calendario.
• Ubicación: es opcional y te puede servir para fijar el lugar donde se llevará a cabo tu cita. Después se podrá abrir con Apple Maps y otras apps similares que tengas instaladas.
• Todo el día: opción que haría que todo el día quede marcado por el evento, desde las 00.00 horas hasta las 23.59.
• Empieza: fecha y hora a la que empieza el evento.
• Termina: fecha y hora en la que finalizará el acontecimiento.
• Repetir: si deseas que sea un evento periódico que se lleve a cabo cada cierto tiempo. Para ello se dan las siguientes opciones:
  • Todos los días
  • Todas las semanas
  • Cada 2 semanas
  • Todos los meses
  • Todos los años
  • Personalizado
• Tiempo de viaje: al marcar esta opción, si tienes la ubicación añadida, Siri te marcará cuánto tardarás en llegar a dicho lugar en función del medio de transporte que uses, la distancia y el tráfico.
• Calendario: en este apartado elegirás el calendario al que quieres añadir este evento y en función de ello se marcará de un color u otro.
• Invitados: si al evento que tienes deseas que acuda también otra u otras personas, podrás añadirlas en este apartado.
• Aviso: puedes establecer alertas que te recuerden esta cita con la siguiente antelación:
  • A la hora del evento
  • 5 minutos antes
  • 10 minutos antes
  • 15 minutos antes
  • 30 minutos antes
  • 1 hora antes
  • 2 horas antes
  • 1 día antes
  • 2 días antes
  • 1 semana antes
• Mostrar como: puedes elegir si ese tiempo estarás «libre» u «ocupado» y avisar así de forma automática a contactos que te escriban a través de iMessage.
• Añadir archivos adjuntos: aquí puedes añadir cualquier elemento que tengas almacenado en la app Archivos. Entradas de cine en PDF, un mapa de la ciudad, una fotografía…
• URL: si existe algún enlace relacionado con el evento podrás incluirlo en este apartado.
• Notas: puedes realizar cualquier anotación extra relativa al evento con la información que desees.

Cabe destacar que la mayoría de campos que existen no son obligatorios de rellenar, aunque si es conveniente que lo hagas para tener la mayor información posible y que no se te olvide nada. Una vez que lo tengas solo debes pulsar en «Ok» para que se guarde y tenerlo ya visible en tu agenda.

Editar y eliminar eventos

No se acaba el mundo si un evento cambia, ya sea de fecha u hora, de invitados o de cualquier otra información que añadieses. También puede ser que te equivocases o que directamente el evento esté completamente anulado. Es perfectamente posible editar los eventos y cambiar cualquiera de los datos comentados previamente.

Si estás en un iPhone o iPad bastará con que pulses sobre dicho evento en tu vista de calendario y pulses en «Editar» en la parte superior derecha. Luego pulsa sobre los campos que quieras cambiar, haz los cambios oportunos y pulsa en «Ok» cuando lo tengas para que estos se guarden. Idéntico proceso en Mac, solo que en este caso debes hacer click derecho sobre el evento. Y no, no nos olvidamos de la opción de borrar los eventos y es que esta aparecerá en la parte inferior de los mismos, teniendo que pulsar sobre ella y confirmar después su eliminación.

Calendarios de Apple también en Android y Windows

Si bien es cierto que esta aplicación que encontramos en los iPhone, iPad y Mac no tiene una versión homologa en los sistemas operativos de Google y Microsoft, esto no quiere decir que no pueda usarse. Al igual que otras aplicaciones o herramientas, están disponibles vía web a través del navegador de los dispositivos Android y Windows. Solo hay que entrar en la página web de iCloud, iniciar sesión con un ID de Apple y ahí podrás encontrar la función de Calendario.

En el terreno estético se ve muy similar a la app del Mac. Dispone de todas las funciones de las aplicaciones, pudiendo añadir y eliminar eventos o moverse entre diferentes fechas. Puede ser muy útil para consultar de vez en cuando si no se tiene a mano un equipo Apple, aunque al final no se nota tanta fluidez en su manejo por ser una aplicación que se está ejecutando vía web.

El gran problema de spam en Calendario

En los últimos tiempos se está extendiendo cada vez más un problema de spam en los calendarios, tanto los de Apple como los de otras plataformas. Estos se hacen patentes cuando aparecen eventos extraños que uno no recuerda haber creado y que normalmente tienen siempre un enlace a una web extraña. Sus nombres son de todo tipo, desde los que ofrecen ofertas y sorteos de productos, hasta los que simplemente tienen caracteres colocados casi al azar.

Lo más importante es que no accedas a ninguna página a la que enlacen estos eventos y, en caso de hacerlo, que no introduzcas ningún dato que puedan pedirte. En muchos casos es simple publicidad, pero en otros son estafas y aunque aparentemente puedan pasar por ser páginas de Apple u otra empresa, no te fíes. Ninguna compañía utilizaría esta vía de contacto para solicitarte datos de nada, por lo que no te asustes si en el evento se te informaba de algún problema con tu cuenta o algo similar.

Estos eventos se añaden muchas veces de forma inconsciente, ya que al entrar en ciertas páginas desde el navegador se pide acceso para añadir calendarios y es posible que sin darte cuenta lo aceptaras. Para eliminar este problema basta con que borres el calendario que se haya creado para dicho evento, siguiendo los pasos indicados en anteriores apartados de este artículo.