Así se gestionan carpetas y archivos en la app nativa del iPad y iPhone

Archivos, la app para gestionar tus documentos

La aplicación de Archivos es la que se utiliza para poder gestionar todos los documentos que están almacenados en el iPhone o en el iPad. Pero no se limita únicamente a la gestión de documentos locales sino que también está indicado para la conexión de todas las nubes incluido también la nube oficial del ecosistema de Apple, iCloud Drive. De esta manera se pueden compartir de una manera sencilla y organizarlos a tu gusto. Además destaca sobre todo por la conexión que tiene con todos los equipos del ecosistema saliendo del iPhone y el iPad yendo al Mac o a otros muchos dispositivos. De esta manera todo está centralizado con el objetivo de mejorar la productividad personal y laboral para poder trabajar de una manera cómoda. Si bien, esta no es una aplicación perfecta ni mucho menos aunque va mejorando poco a poco con mayores integraciones y herramientas para poder tener una gestión más que adecuada y sobre todo organizada.

Compartir documentos fácilmente

Algo que destaca en Archivos es lo fácil que puede llegar a ser compartir cualquier tipo de documento con otras personas. Pero no se limita únicamente a archivos por separado sino que también se puede dar pie a trabajar en una misma carpeta. Esto es algo que está interiorizado en la nube de Apple, iCloud Drive, y que se puede observar también en otros muchos servicios de nube como por ejemplo el de Google. Con el simple correo de iCloud se puede compartir carpetas llenas de documentos y a la otra persona también le aparecerá en su aplicación de Archivos. De esta manera trabajar en iPhone o iPad con esta aplicación es más que cómodo en el día a día.

Si bien no se limita únicamenente a los usuarios que están dentro del ecosistema. Esto se consigue generando un enlace que se puede pasar a cualquier persona que no tenga un iPhone o un iPad para que pueda tener ese documento en su poder. Es cierto que no se puede compartir una carpeta para poder editar los documentos de su interior, pero si permitir la descarga de estos.

Conectar todas tus nubes en un único lugar

En Archivos como hemos comentado previamente no se limitan únicamente a gestionar los archivos de iCloud Drive. Se puede sincronizar también Google Drive e incluso Outlook. Todo esto se consigue a través de las cuentas que tienes vinculadas a tu iPhone que son detectadas de manera automática. Simplemente dentro de la aplicación deberás de activarla para que tengas acceso a los servicios de nube. Esto es algo realmente importante para poder descargar los archivos y manipularlos o incluso exportarlos al almacenamiento interno del dispositivo para poder trabajar con ellos.

A esto se suma también la posibilidad de conectarse a diferentes servidores. De esta manera se puede acceder por ejemplo a servidores de la empresa donde están almacenados datos internos e incluso también se puede acceder a un NAS por ejemplo. Esto hace que sea mucho más cómodo el acceso a todos los datos que tienes almacenados en cualquier sitio. De esta manera se simplifica mucho el uso de diferentes aplicaciones al tenerlo todo concentado en una única.

Organiza todos tus archivos cómodamente

Crea carpetas e introduce lo que quieras

Para poder organizar todos tus archivos la aplicación te permite crear carpetas de una manera muy sencilla. Al introducir archivos obviamente se hace complicado su envío, pero siempre se pueden ir eligiendo las diferentes opciones disponibles como ejemplo el cambio de nombre o la obtención de información. De esta manera en cualquier momento podrás editar la información de la carpeta. El nombre es importante ya que en el buscador del iPhone podrás buscarlo en cualquier momento esta carpeta  para acceder rápidamente. Lo mismo ocurre con un archivo en concreto que se puede cambiar el nombre simplemente manteniendo pulsado el elemento para que aparezca el menú desplegable.

Entre estas opciones además de poder renombrar una carpeta o archivo también se incluyen otras muchas opciones. Entre estas se destaca por ejemplo la posibilidad de duplicarlo, trasladarlo, abrir la vista rápida o comprimirlo. Esto último es bastante importante ya que podrás enviar cualquier carpeta o archivo que pesen bastantes MB en un archivo .zip para facilitar el envío a través de correo electrónico o a través de cualquier otro medio electrónico. De manera extra como no podía ser de otra manera también se puede realizar la descompresión en la propia aplicación de Archivos.

Organización en etiquetas

Con el objetivo de tener todo organizado y encontrarlo rápidamente se pueden etiquetar tanto los documentos como las carpetas. Por ejemplo si una serie de archivos son exclusivamente facturas se pueden categorizar de esa manera para agruparlos todo bajo una misma etiqueta. Estas son ilimitadas y se pueden clasificar también por diferentes colores totalmente personalizables. De esta manera en la pantalla principal de Archivos hay un apartado que está dedicado a todas las etiquetas que tengas configuradas por defecto. Al pulsar sobre ella podrás acceder a todos los documentos o carpetas que tengas etiquetadas de esta manera. Sin duda es una de las mejores maneras posibles para poder tener todo organizado. Esto se consigue simplemente abriendo el menú desplegable que hemos comentado previamente con el objetivo de pulsar en el apartado ‘etiquetas’ para clasificarlo.

Escanea al momento y guárdalo en Archivos

A veces para guardar un documento que tienes físico en la aplicación de Archivos puede ser complicado. Se tiene que usar otra aplicación externa pero Archivos tiene integrado un escáner nativo. Al momento de pulsarlo se abrirá la cámara para captar el documento en concreto y quedará archivado automáticamente en la aplicación estando disponible en la carpeta que tu quieras siempre a tu disposición.

Editor integrado

La aplicación de Archivos tiene un pequeño editor integrado que permite realizar diferentes tareas de una manera sencilla. Pese a que no deja cambiar el texto insitu teniendo que recurrir a otras aplicaciones si que se pueden hacer diferentes anotaciones. Al acceder a un archivo en concreto como por ejemplo un PDF en la parte superior derecha verás un pequeño lápiz. Al pulsar sobre este accederás al modo de anotación para poder resaltar una parte en concreto o realizar diferentes formas para señalar una parte del texto. Cuando se guarda se modificará el documento con todos estos cambios. Esto tiene como objetivo el enviarlo con estas anotaciones para que la persona que lo reciba pueda ver todo lo que quieres transmitir.

Gestión de almacenamiento interno

Como hemos comentado anteriormente la aplicación de Archivos no se limita únicamente a los archivos que están en la nube. También se puede gestionar toda la información que hay en el almacenamiento interno del iPad o del iPhone. Estos casos son muy importantes ya que no se requiere ningún tipo de conexión a internet para poder trabajar ideal para muchas de las situaciones. Se pueden exportar datos de manera rápida de la nube a este almacenamiento. Además también hay que destacar que en este almacenamiento interno se guardan todas las descargas que realices en Safari. De esta manera el acceso está totalmente garantizado.