La gestión de documentos ha sufrido una profunda revolución en los últimos años. El papel físico, que solía estar siempre presente en nuestras oficinas y casas, se encuentra ahora en un proceso de sustitución por soluciones digitales cada vez más efectivas. En el ecosistema Apple también es posible sustituir el papel y el bolígrafo por herramientas digitales que tienen ventajas importantes, a continuación te explicamos cómo.
Apple, con su extenso ecosistema de dispositivos y herramientas, es el lugar ideal donde iniciar esta transición hacía el uso de herramientas digitales, dejando atrás el papel y el boli. En ese sentido, hay ciertos dispositivos como el iPad que ha cambiado la forma en que gestionamos nuestros documentos, desde la eliminación de documentos físicos hasta la edición de archivos PDF y la toma de notas, todo ello en un entorno digital mucho más eficiente.
Motivos para digitalizar nuestras notas y archivos
La problemática del papel físico
El papel físico, con sus limitaciones evidentes, ha sido durante mucho tiempo la única forma de plasmar ideas y comunicarnos. Las notas desordenadas por el escritorio, documentos de todo tipo almacenados en cajones, armarios y archivos dispersos por la oficina o por casa son solo algunos ejemplos de la complejidad y el desorden que puede requerir almacenar anotaciones en papel. La búsqueda de información en documentos físicos también suele ser una tarea desafiante. La buena noticia es que, gracias a las herramientas digitales de Apple, estos problemas son cosa del pasado.
Para unirse a la gestión de documentos sin papel dentro del ecosistema de Apple, hay algunos requisitos clave. En primer lugar, necesitas un dispositivo Apple con una cámara trasera. Además, es esencial contar con un iPad compatible con Apple Pencil para aprovechar al máximo todas las características que se describirán a continuación. Aunque un solo iPad (de 9ª generación en adelante) podría ser suficiente, la combinación de dispositivos como iPhone, iPad y Mac ofrece una solución aún más completa y versátil.
iCloud: En centro neurálgico de tus datos digitales
Una parte fundamental en la transformación de la gestión de documentos es iCloud en Apple. iCloud ofrece una integración perfecta en todos los dispositivos de la marca, actualmente, permite almacenar hasta 12 TB de datos. Esto significa que todos tus documentos digitales están al alcance de un clic en cualquier momento, sin importar dónde te encuentres o a través de qué dispositivo accedas a ellos.
¿Qué ocurre con la documentación física como el DNI, el pasaporte o el carné de conducir? Esta es una de las áreas en las que Apple brilla con luz propia. El iPad, iPhone y Mac cuentan con una función de escaneo integrada. Ya sea un contrato, una factura o incluso una página de un libro, la aplicación de Archivos nos permite escanear documentos directamente y almacenarlos. Aunque sí es cierto que es mejor llevar la documentación siempre con nosotros, poder tener acceso a ciertos documentos de este tipo en nuestros dispositivos puede resultarnos útil en según qué ocasiones.
Edición de archivos PDF
La edición de archivos PDF es una de las áreas en las que Apple ofrece las mejores soluciones, sobre todo en el iPad desde la llegada de iPadOS 17. La aplicación Archivos en el iPad permite realizar acciones como rotar páginas, copiar, eliminar e insertar páginas en documentos PDF.
También es posible tomar anotaciones en Notas o en estos archivos PDF directamente. Con Apple, puedes hacerlo directamente en la aplicación Archivos, eliminando la necesidad de importar el documento a una aplicación de terceros. La firma y el relleno de documentos o formularios es igualmente sencilla, ya que la aplicación Archivos reconoce automáticamente los campos de entrada en formularios PDF y permite agregar nuestra firma digital. Esto ahorra tiempo y elimina la necesidad de imprimir y escanear documentos físicos.
En la misma línea, la toma de notas es una parte esencial de nuestra vida cotidiana, tanto en el ámbito personal como profesional. Apple ofrece una variedad de aplicaciones para tomar notas, como su aplicación nativa, Notas y otras aplicaciones de terceros como Goodnotes 6 o Notability.
Por todos estos motivos, resulta totalmente comprensible que haya muchas personas que se planteen pasarse a la digitalización de sus notas, archivos y documentos tanto personales como aquellos que están relacionados con el trabajo.
