Crear calendarios, llevar una contabilidad o realizar facturas son algunas de las principales funciones que se pueden hacer en una hoja de cálculo. Para ello, es fundamental contar con el software adecuado que permita aplicar las fórmulas necesarias de manera eficiente.
Cuando se trata de elegir entre las opciones disponibles, dos programas destacan por encima del resto: Numbers y Microsoft Excel. Aunque ambos son ampliamente conocidos, es común preguntarse cuál es la mejor opción según las necesidades de cada usuario. En este artículo analizamos sus diferencias y semejanzas para ayudarte a tomar la mejor decisión.
Es mejor usar Excel o Numbers en el ordenador
Este es uno de los aspectos más determinantes cuando hablamos de elegir entre dos software diferentes. En estos siempre dependerá principalmente del ecosistema en el que se pueda instalar y también del precio. Es por ello que merece la pena empezar por las diferencias y las semejanzas que pueden existir en estos dos programas. Hay que tener en cuenta que siempre se premia aquellos software multiplataforma y que cuenta con un precio más bajo.
Dispositivos en los que se puede usar
En este apartado se debe destacar que Microsoft Excel es un software prácticamente universal que se puede instalar en cualquier dispositivo tanto de Apple como de Microsoft, refiriéndonos a Windows. Dentro del ecosistema de la compañía de la manzana mordida, se puede realizar la instalación tanto en Mac, iPad o iPhone. Esta es una gran ventaja, ya que estamos hablando de que se puede mantener un flujo constante de trabajo. Es decir, cuando se inicia un documento en Mac se puede continuar en un iPhone. Pero esto solo ocurre con Excel y Numbers en Mac. En el caso de hablar de un ordenador Windows no se puede hacer la instalación del gestor de hojas de cálculo en un PC con este sistema operativo.
El principal problema que existe, es que la aplicación de Microsoft cuando se quiere usar en iPhone, iPad o Mac se verán las diferencias funcionales que existen entre estas tres versiones. La más vitaminada obviamente es la de Mac, no obstante en dispositivos móviles se pueden encontrar deficiencias importantes. Esto no ocurre en la suite de Apple donde si se mantienen las funciones en todos los dispositivos donde se puede realizar la instalación.
El precio siempre es importante
Otro de los aspectos más importantes que existen es el precio, algo determinante para poder decantarse por un software u otro. En este caso hay cruciales diferencias entre ambos programas que van a determinar su instalación. En el caso de Numbers, hablamos de una aplicación que se integra dentro de la suite de iWork y es por ello que es totalmente gratuita. Cualquier usuario que inicie su Mac tendrá a su disposición el set completo de aplicación sin tener que pagar absolutamente nada.
Esto no ocurre con Excel, donde si se debe hacer un pago que es recurrente. Es decir, se paga una suscripción mensual a Microsoft para poder tener acceso a Office 365 que es donde se integrará el gestor de hojas de cálculo. En el caso de ser estudiante se puede contar con un pequeño descuento, pero estamos hablando igualmente de un pago mensual. De esta manera a la hora de colocar una opción gratuita y otra de pago, obviamente muchas personas se van a decantar por la opción de Numbers.
El diseño: totalmente diferente
Una de las principales diferencias que te vas a poder encontrar entre Numbers y Excel la vas a encontrar nada más ejecutar los programas. El diseño es totalmente diferente en cambos casos. En el caso de Numbers nos encontramos un diseño minimalista made in Apple. Es por ello que si eres amante de esta estética, sin duda Numbers te terminará encantando. En la parte superior se pueden encontrar una serie de herramientas muy básicas, pero se desarrollarán siempre en los sub-menús que se encuentran en la parte izquierda. En las tablas, también se puede encontrar diferencias, ya que no se encuentra completamente tableado. Y por último el encabezado de las tablas también tiene un color muy diferente que el disponible en Excel.
Y si nos referimos a Excel, las diferencias están más que claras. Las herramientas se pueden encontrar de manera predeterminada en la parte superior. Es cierto que a primera vista se puede encontrar una visión que es mucho más sobrecargada y puede que no te termine gustando. No obstante, en realidad es mucho más práctica al tener todas las herramientas más a mano. En la parte superior se encuentran botones de gran tamaño que actúa como pestañas. Todo queda a la vista, haciéndolo mucho más productivo. Si bien, también se pueden optar por los atajos de teclado que te ahorrará siempre tener que estar buscando las opciones de una manera rebuscada.
Funciones concretas
Más allá del precio o del diseño que tiene el software, hay que destacar también los diferentes aspectos fundamentales que se buscan en una hoja de cálculo. A continuación vamos a diferenciar varios aspectos de relevancia que se pueden encontrar en este tipo de programas, y en los que se pueden encontrar diferencias o semejanzas.
Plantillas que hay disponibles
Si nos centramos en los usuarios básicos, las plantillas son realmente importantes. Estas ahorran mucho tiempo de diseño para poder crear diferentes espacios para introducir datos financieros o realizar una factura. En estos casos siempre en ambas aplicaciones se pueden encontrar diferentes plantillas que pueden encajar perfectamente en un ambiente básico, y también profesional. Esto es algo que se puede encontrar nada más acceder a la aplicación y siempre se pueden descargar plantillas de la red. En este caso no hay ninguna limitación en ninguna de las dos aplicaciones.
Pero si nos centramos únicamente en las plantillas que llegan por defecto con la aplicación, hay que tener en cuenta que Numbers se lleva la victoria. La estética es mucho más atractiva y se puede contar con una gran variedad, teniendo plantillas encaminadas a crear calendarios de trabajo o documentos de contabilidad. En el caso de Excel, de manera general el diseño que se utiliza es más basto y es por ello que recomendamos sin duda las opciones que ofrece Apple. Pero esto es algo que no es completamente objetivo, y dependerá del gusto de cada uno de los usuarios. Lo que si es un dato objetivo a tener en cuenta es que en Pages el número de plantillas puede llegar a ser menos que en Numbers.
Fórmulas que se utilizan
Cuando se utiliza una hoja de cálculo, lo que se espera siempre es que faciliten el trabajo diario. Es decir, no debe servir únicamente como una base de datos con diferentes datos de contabilidad o de ventas que existen en una empresa o en el ámbito profesional. Lo que se persigue es hacer diferentes cálculos sobre unos datos que sean muy concretos y precisos. Pero no se limitan a únicamente sumas y restas, sino que se pueden aplicar operaciones realmente complicadas que se usan en estadística o en diferentes ciencias. Es por ello que uno de los puntos de comparación sin duda debe ser este.
Espacio de trabajo
Estas fórmulas que hemos comentado previamente, así como la incorporación de los datos se debe realizar siempre en un espacio de trabajo que se organiza en cuadrículas. Esto es algo de lo más tradicional en todas las hojas de cálculo, y en este caso se pueden encontrar una gran diferencia entre ambos programas. Aunque a priori se baje en una hoja hasta el final buscando el final, y no se encuentre obviamente tiene uno definido.
Concretamente, Excel cuenta con un total de 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Esto hace que se puedan escribir muchos datos en este programa de Microsoft, y difícilmente se va a terminar colmando todas estas casillas. En el caso de Numbers se cuenta con un número mucho menor, en concreto 65.535 filas y 255 columnas. Es obvio que la diferencia es abismal, pero como hemos dicho previamente únicamente tienen relevancia en el mundo profesional y no doméstico donde no se van a necesitar una gran cantidad de filas y columnas para introducir los datos más cotidianos.
Tipografía de Numbers y Excel
La estética no debe limitarse solo al diseño general del programa, sino también a la presentación de los datos. Ya sea para un cliente o para uso personal, es fundamental que la información resulte visualmente atractiva y comprensible. Un buen diseño en las tablas y celdas facilita la interpretación de datos que, de otro modo, pueden parecer abrumadores. Tanto Numbers como Microsoft Excel ofrecen un sistema de tipografías de gran calidad, permitiendo modificar aspectos como el tipo de letra, el tamaño o el color de las celdas para mejorar la presentación.
Además de permitir la introducción de datos en distintas casillas, ambos programas ofrecen opciones para personalizar tablas mediante líneas divisorias, logrando una estructura clara y organizada. Si bien Microsoft Excel puede contar con un sistema de tipografías más amplio en algunos casos, la estética general de las tablas en Numbers suele destacar por su diseño más pulido y atractivo. No obstante, como en muchos aspectos de este tipo de comparaciones, la preferencia por uno u otro dependerá del gusto personal de cada usuario.
Representación gráfica
En la gran mayoría de hojas de cálculo es necesario tener diferentes gráficas que representen los datos que se han obtenido en una investigación o se han extraído de unas ventas. Es por ello que ambos programas integran esta posibilidad, pero hay diferencias de relevancia en lo que respecta a la estética de estas gráficas. En este caso Excel está pensado para un público más profesional como se ha repetido, y las gráficas que dispone no tienen demasiado en cuenta el diseño. Cuenta de manera general con un diseño sobrio y que no es demasiado atractivo. Obviamente, siempre se pueden recurrir a herramientas externas para poder tener una mejor vista de todos estos datos.
Esto es algo que no ocurre en Numbers. Apple ha puesto mucho empeño en poder tener una amplia galería de gráficos y personalizaciones para no sean planos y sobrios. De esta manera se enriquecen las representaciones gráficas, enriqueciendo visualmente los documentos que vas a realizar, pudiéndose trasladar también a otros documentos de texto. Es algo fundamental para aquellas personas que requieren de tener una estética adecuada para presentar una presentación de resultados a otras personas. Numbers en este caso es muy superior, sin dejar de lado las funciones que se pueden aplicar en las gráficas como la normalización entre otras formas estadísticas.
Macros y programación
Excel es una opción preferente para diferentes profesiones, gracias a la compatibilidad con el código de programación Visual Basic. Es decir, se puede programar en una hoja de cálculo. Esto hace que el abanico de posibilidades se abra mucho más permitiendo el uso de diferentes características que a priori no están disponibles de una manera clara. Esto es algo que sobre todo está indicado para la contabilidad de una empresa de gran tamaño. Tanto la programación como los macros permite el empleo de tablas dinámicas, automatizaciones de tareas, cálculos y proyectos.
Todo esto es algo que prácticamente está en exclusividad en Excel. Si nos trasladamos a Numbers estamos ante unas opciones de automatización y programación prácticamente escasas. Esto se debe a que está pensada para un público mucho más básico. De esta manera si no tienes pensado realizar diferentes operaciones complicadas en la hoja de cálculo, esto es algo que no te afectará, ya que no echarás de menos estas funcionalidades.
Posibilidad de crear hojas de cálculo colaborativas
En muchas ocasiones hace falta ayuda para poder trabajar con una hoja de cálculo. Esto sobre todo es ideal en equipos de trabajo, pero también cuando se quiere hacer una práctica en el instituto. En estas situaciones es necesario que varias personas puedan trabajar de manera simultánea. Esta característica está disponible en muchos editores de hojas de cálculo, imitando todas al gran referente que es Google Drive que es uno de los líderes del trabajo colaborativo. Tanto en Excel como en Numbers se puede realizar el trabajo colaborativo de una manera muy sencilla simplemente introduciendo un correo electrónico.
Lo más interesante en estos casos es que todos los cambios se vean completamente en directo, y para estas situaciones se recomienda el uso de Excel. En el caso de Numbers se tiene que hacer el guardado del archivo para que aparezcan todos los cambios al resto de participantes. En el caso de que se quiera trabajar en la misma hoja simultáneamente, sin duda Excel es lo mejor. Todo esto funcionará a través del empleo del correo electrónico y se pueden dar opciones de editor o únicamente de espectador.
Conclusiones finales
Como hemos visto, Numbers y Excel tienen tanto diferencias como semejanzas, pero es importante recordar que Microsoft Excel es el referente en el mundo de las hojas de cálculo, con casi cuatro décadas de evolución desde su lanzamiento en 1985. Numbers, en cambio, llegó mucho más tarde, en 2007, y esto se refleja en sus características y en la cantidad de funcionalidades que ofrece en comparación con su competidor.
En términos generales, Numbers es una opción ideal para quienes buscan una herramienta sencilla, intuitiva y gratuita, sin necesidad de conocimientos avanzados en informática. Sin embargo, si lo que se necesita es un software más completo, con una amplia variedad de funciones avanzadas y la posibilidad de programar procesos automatizados, Excel sigue siendo la opción más potente y versátil.