En una sociedad que avanza rápidamente hacia la digitalización de sus trámites, saber cómo realizar una firma digital se ha vuelto esencial. Este proceso se ha convertido en una herramienta clave para realizar gestiones legales, laborales y administrativas sin la necesidad de estar presente físicamente.
Existen numerosos programas oficiales disponibles para llevar a cabo esta tarea, pero es crucial descargar siempre las aplicaciones desde fuentes confiables y oficiales. Esto asegura no solo la legalidad de la firma, sino también la protección de nuestros datos personales frente a posibles amenazas de seguridad.
¿Qué es un certificado digital?
Un Certificado Electrónico es un archivo digital emitido por una Autoridad de Certificación que vincula la identidad de una persona o entidad con su clave pública, permitiendo su identificación de manera inequívoca. Este certificado tiene la misma validez legal que el DNI en trámites presenciales, facilitando procesos sin necesidad de desplazamientos. Los certificados más comunes son el DNI electrónico y el emitido por la FNMT. Para realizar firmas digitales oficiales es imprescindible contar con un certificado digital válido, ya que métodos alternativos no son aceptados para trámites legales.
En España, con el DNI electrónico siempre llevamos un certificado con nosotros. El único inconveniente es que se necesita un lector compatible para que pueda leer el chip del DNI y cargar este certificado. También es necesario conocer la contraseña del DNI, ya que para evitar que cualquiera pueda acceder a esta información tan valiosa los certificados están protegidos por contraseña.
Para conseguirla simplemente hay que acudir a una comisaría de policía donde te indicarán como renovarla. Son muchos los lectores que encontramos en el mercado y que son compatibles con macOS, y la verdad es que no valen mucho dinero. Si eres una persona que necesita hacer este tipo de firma de documentos oficiales con frecuencia, es imprescindible tener uno. Para poder hacer uso de este lector, es imprescindible instalar los controladores que encontrarás en la web de la Policía Nacional.
Aunque no es imprescindible tener el certificado del DNI, ya que hay otros muchos certificados electrónicos emitidos por entes públicos. Por ejemplo la Fábrica de Moneda y Timbre emite este tipo de certificados, siendo igualmente de válidos.
Firma digitalmente con la app Autofirma
Una vez tienes tu certificado, deberás descargar la aplicación que se utiliza para firmar documentos digitalmente. Esta se llama AutoFirma y se puede descargar cómodamente desde la web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de manera segura. Nosotros recomendamos siempre utilizar aplicaciones oficiales, ya que utilizar certificados en aplicaciones que no son de confianza no es lo más recomendable.
Una vez que hayas descargado e instalado el software, conecta el DNI electrónico al Mac si es necesario. Al iniciar, podrás elegir entre usar el DNI electrónico o cargar un certificado manualmente. Si optas por el DNI, se te pedirá la clave de autenticación. La primera opción es la más cómoda, pues solo tendrás que instalar el archivo con tu certificado digital en tu Mac.
Es importante saber que Safari no es el navegador más adecuado para abrir archivos que requieren AutoFirma, ya que puede causar problemas y, en el peor de los casos, bloquear la aplicación. Esto podría obligarte a eliminar y volver a crear tu certificado en un sitio oficial. Los navegadores recomendados para usar certificados electrónicos son Google Chrome y Mozilla Firefox.
Una vez que hayas cargado el certificado, selecciona los archivos que deseas firmar arrastrándolos o eligiéndolos con el Finder. Después de cargarlos, se te preguntará si quieres incluir una prueba visual de tu firma en el documento. Puedes optar por esta opción y elegir el lugar donde quieres que aparezca tu nombre, la fecha, o cualquier otro dato relevante. También puedes añadir una imagen de tu firma escaneada para una mayor integración.
Al firmar el documento, se generará un archivo adicional que podrás guardar en cualquier ubicación. Aunque este archivo puede mostrar una marca visual de la firma, la autenticación completa se puede verificar haciendo clic derecho y seleccionando ‘Obtener información’, donde se confirmará que el documento está firmado con un certificado válido.
En resumen, realizar una firma digital es muy sencillo, siendo el proceso de gestión del certificado digital el aspecto más tedioso. Una vez superado este paso, firmar documentos se vuelve muy conveniente.
¿Para qué sirve un certificado digital?
El Certificado Digital de Persona Física permite realizar trámites de forma segura con la Administración Pública y organismos privados a través de Internet. Facilita la autenticación de nuestra identidad digital para diversos procedimientos, como firmar contratos con administraciones, presentar la declaración de la renta, interponer recursos, pagar multas e impuestos, solicitar ayudas o subvenciones, y participar en procesos de acceso a la función pública.
Además, el certificado digital se puede utilizar para firmar documentos electrónicos, como PDFs, sin necesidad de imprimirlos. Para garantizar que el documento no haya sido modificado después de la firma, es recomendable usar un programa que incluya un sello de tiempo.
El Certificado Digital de Persona Física se puede obtener de dos formas: descargándolo en nuestro ordenador o utilizando nuestro DNI electrónico. A continuación, se explicará cómo solicitar el certificado digital.
¿Cómo firmar digitalmente un PDF en Mac?
Firmar documentos con un certificado digital en tu Mac es un proceso muy sencillo. Sin embargo, es importante proceder con cuidado para evitar errores. Aunque estos errores no afectarán a macOS, podrían ocasionar problemas con la validez de documentos oficiales y complicar la firma de futuros trámites.
Para firmar difitalmente un PDF, tienes que tener instalado y añadido el certificial digital en tu PC o sobremesa. Abres la aplicación y seleccionas la opción de «seleccionar ficheros a firmar».
Una vez que hemos pulsado sobre el, se nos abre una ventana donde tenemos que seleccionar el archivo que queremos seleccionar. Recuerda que tienes que hacer clic en la opción de «Hacer la firma visible dentro del PDF». Recuerda que si el documento tiene varias páginas, tienes que desplazarte manualmente por cada una de ellas hasta llegar el final.
llegados al final, tienes que seleccionar el área donde quieres firmar un documento y pulsar a Siguiente. Luego, pulsas en Aceptar. El documento ya estaría firmado completamente.
Pasar el certificado digital del Mac al iPhone
El proceso de añadir el certificado digital al Mac es muy sencillo, no obstante, tienes que tener cuidado en pequeños apartados como la contraseña de seguridad que incluye el propio certificado. Los pasos son los siguientes:
- Si ya tienes el certificado digital en el Mac, ahora es el momento de transferirlo al iPhone. Para ello, seleccionamos vuestro servicio de correo electrónico y adjuntáis el certificado el Mac.
- Envías el correo a ti mismo para obtener ese certificado en la App de correo electrónico en el iPhone.
- En archivos creamos una carpeta que contenga «certificado digital».
- Desde el iPhone compartes el certificado digital a la carpeta que hemos creado en archivos para tenerlo correctamente ubicado.
- Desde Archivos, pulsamos en el certificado digital, nos encontramos con el archivo y pulsaremos sobre el para ejecutarlo.
- Por último, entramos en la aplicación de ajustes y nos vamos a la ventana de «Perfil descargado».
- Pulsamos en el, introducimos la contraseña del certificado digital y el proceso queda concluido.
Ventajas y desventajas de la firma electrónica o certificado digital
La firma electrónica es una las herramientas que más uso y más desarrollo va a tener en el presente siglo, ya que va a permitir trabajar de forma mucho más rápida en la gestión de documentos oficiales y tramitación de procesos empresariales. Por ello, vamos a realizar una recapitulación de las ventajas y desventajas que tiene la herramienta.
Entre sus ventajas, se destaca el ahorro de costes a las empresas, ya que al sustituir el papel, muchos procesos se disminuyen o se eliminar. En segundo lugar, la agilidad, ya que los procesos se automatizan, simplificando todo el procedimiento, el transporte, la distribución y el almacenamiento de estos. En tercer lugar es la mayor seguridad. Puesto que, los documentos no pueden ser alterados ni manipulados por terceros.
AutoFirma también presenta desventajas, corre el riesgo de que roben el ordenador y firmen un documento sin su consentimiento. Además, otro problema son los engaños o estafas, dándote una firma electrónica ilegal, por lo que tienes que tener siempre presente que el certificado electrónico o digital se tiene que otorgar en un sitio oficial.
Como pasar un certificado digital de un ordenador a otro
Cuando te haces el certificado digital por primera vez, normalmente el técnico te lo deja instalado en tu ordenador de referencia para que desde él firmes todos los documentos necesarios. No obstante, si en un futuro adquieres otro Mac, es posible que quieras cambiar la ubicación del certificado digital. A continuación se expone como tiene que realizarse el proceso.
- Copiamos y pegamos el certificado digital al pendrive o dispositivo análogo. Acto seguido, copiamos y pegamos el certificado digital en el otro PC
- Ahora, volveremos a abrir menú inicio y en la ventana de panel de control pulsamos en opciones de internet. Luego pulsamos en contenido y en la ventana que aparece nuevamente pulsamos en certificados. Lo que cambia es que tenemos que hacer clic en «Importar».
- Cuando nos pregunten el nombre del archivo, haremos clic en «examinar» para seleccionarlo.
- Escribid la contraseña que le habíamos asignado anteriormente cuando lo hemos extraído y habilitad las 2 primeras opciones de importación (clave como exportable y protección segura de clave privada).
- Basta con seguir con el asistente de instalación aceptando lo que nos indiquen.
Para renovar el Certificado de Persona Física, puedes hacerlo hasta 60 días antes de la fecha de caducidad, siempre y cuando el certificado no haya sido previamente revocado. El proceso es similar al de la solicitud inicial, pero con una diferencia importante: no es necesario acudir a una Oficina de Registro para acreditar tu identidad. Puedes realizar todo el trámite cómodamente desde tu hogar u oficina. Sin embargo, es fundamental que tengas instalado el Certificado FNMT en el navegador desde el cual iniciarás la solicitud. Una vez que lo hayas hecho, deberás completar el formulario correspondiente y, como paso final, recibirás un Código de Solicitud por correo electrónico que tendrás que utilizar para continuar con el proceso.
