Una de las enormes ventajas a la hora de usar tu iPhone y iPad para temas de productividad es que prácticamente los puedes llevar a cualquier sitio y por tanto, tienes acceso a ellos en cualquier momento y lugar. Por ello, la posibilidad de gestionar todos tus documentos a través de estos dos dispositivos de Apple te dará la tranquilidad y facilidad de poder acceder a ellos cuando quieras para consultarlos, modificarlos o hacer lo que quieras con ellos. No te pierdas las aplicaciones que te recomendamos a continuación para ello.
¿Qué tiene que tener una buena app de gestión de documentos?
La gestión de documentos es un apartado vital en un dispositivo, sobre todo si este se utiliza con fines laborales o productivos. Apple en ese aspecto en los últimos años ha dado pasos de gigante para que tanto con el iPhone como con el iPad se pueda hacer una gestión cómoda e intuitiva de todos los documentos que puedes llegar a manejar con ello, no obstante, a continuación te dejamos una serie de pautas que tienes que tener en cuenta a la hora de escoger una aplicación que gestione tus documentos.
Sincronización en todos tus dispositivos
Uno de los puntos fundamentales de una buena aplicación de gestión de documentos y archivos es la sincronización entre diferentes dispositivos. Uno de los puntos fuertes del ecosistema de Apple es la sincronización de todos los dispositivos que lo forman, y de la misma manera tenemos que buscarlo en las aplicaciones que utilicemos, poniendo especian énfasis en las app para gestionar documentos y archivos, por lo tanto, el punto más importante y que tienes que tener más en cuenta a la hora de escoger una aplicación de este tipo es la sincronización que habrá entre tu iPhone y iPad de todos los documentos que almacenes en ella.
Sincronización con diferentes servicios en la nube
Un punto a favor de una aplicación de gestión de documentos y archivos es la capacidad o posibilidad de poder acceder a diferentes servicios de almacenamiento en la nube, ya que muchos usuarios disponen de varios servicios de este tipo y querrán poder acceder a todo su contenido desde una misma app, por lo que contar con esta ventaja te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo por no tener que estar buscando en diferentes servicios el documento o archivo que querías.
Creación de carpetas
Algo básico para una aplicación de este tipo es poder organizar en diferentes carpetas todo tu contenido, para personalizar al máximo la gestión de tus documentos y archivos en dicha aplicación. Este punto es básico e imprescindible por lo que tenlo muy en cuenta a la hora de decantarte por una opción u otra, la facilidad de uso, que sea intuitiva y que te permite personalizar completamente toda la gestión de las diferentes carpetas o directorios que quieras crear es muy importante.
La app Archivos de Apple
Desde que Apple introdujo la aplicación de Archivos tanto para iPhone como para iPad, la gestión de documentos y archivos en estos dos dispositivos ha cambiado completamente. Era una app que todos los usuarios llevaban pidiendo años y que sin duda subió las prestaciones a nivel de productividad tanto del iPhone como del iPad ya que los dotó de contar con un gestor de archivos nativo, tal y como sucede con Finder en macOS. Además hizo incluso más fácil la sincronización de estos entre los diferentes dispositivos de la compañía de Cupertino.
En esta aplicación podrás gestionar todos tus archivos tal y como has hecho toda la vida en tus diferentes ordenadores, además, también será la app donde aparezcan aquellas unidades de almacenamiento que conectes tanto al iPad como al iPhone y a través de la cual también podrás copiar, pegar, trasladar todo tipo de archivos de una ubicación a otra. Además, también podrás tener acceso a todos los servicios de almacenamiento en la nube que tengas contratados, por lo que desde esta app podrás acceder a todos tus archivos de una forma realmente cómoda, sencilla e intuitiva.
Apps con las que tener los archivos en la nube
Evidentemente, además de la aplicación nativa de Archivos que proporciona Apple, en la App Store, existen numerosas alternativas con las que puedes gestionar también todos tus archivos. Son muchas las alternativas que puedes encontrar, desde las apps más populares de almacenamiento en la nube hasta otros servicios más recientes que también ofrecen unas ventajas muy interesantes. A continuación te hablaremos de algunas de ellas.
Dropbox
Otra de las opciones a la hora de gestionar documentos es concentrarlos todos en un solo servicio de almacenamiento en la nube, y aquí coge mucho peso uno de los más populares durante muchos años, Dropbox. Con la aplicación de Dropbox todo el mundo puede subir y transferir archivos a la nube, donde vas a poder organizarlos y gestionarlos como quieras. Desde tus imágenes o videos que vayas almacenando en tus diferentes dispositivos hasta los documentos importantes que tienes que conservar de la universidad o tu trabajo, todo tiene cabida y sitio en Dropbox.
Esta es una opción fantástica para aquellos usuarios que lo que busquen es una nube donde almacenar todos sus documentos o archivos ya que el tratamiento de estos lo harán en diferentes aplicaciones y por ello toda la gestión de sus archivos quieren o necesitan hacerla en una aplicación externa al resto. Eso si, tendrás que pasar por caja en función del espacio de almacenamiento del que quieras disfrutar en este servicio.
Google Drive
Por supuesto, si hablamos de nubes de almacenamiento o servicios, tenemos que hablar de Google Drive, quizás la opción más adecuada si en tu día a día trabajas con los servicios de Google. Se trata de un lugar ideal, también por su seguridad, donde crear copias de seguridad de tus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Además, también otorga la posibilidad de editar diferentes archivos desde la propia aplicación e invitar a otros usuarios a que puedan hacer lo mismo en esos documentos.
Por supuesto, uno de los puntos que otorga mas valor a este servicio o aplicación es la posibilidad de gestionar todos tus archivos tal y como tu quieras o necesites en cada momento, ya que no existe ningún tipo de limitación para organizar todo tu contenido. De la misma forma que ocurre con Dropbox, Google Drive es una opción fantástica si, primero, como comentábamos anteriormente, trabajas diariamente con servicios de la propia Google, y segundo, quieren centralizar la gestión de archivos en una aplicación para posteriormente, tratar la edición de dichos documentos en aplicaciones diferentes.
Apps con las que llevar al día todos los documentos
Otra de las opciones que tienes disponible a través de la App Store y que se trata de una alternativa fantástica tanto a la app de Archivos nativa como al resto de aplicaciones de almacenamiento en la nube son las aplicaciones propias de gestión de documentos. En la App Store existen muchísimas alternativas pensadas única y exclusivamente para llevar a cabo una buena gestión de los documentos que quieras tener en tu iPad o iPhone. Son aplicaciones habitualmente pensadas para un ámbito educativo y formativo y que, sin ninguna duda, son muy aptas para cumplir esa función.
Documents de Readdle
Se trata de una de las aplicaciones más populares para la gestión de documentos y archivos, sobre todo entre todos los estudiantes que usan el iPad como dispositivo principal. Podríamos decir que es un concentrados de todos los archivos donde podrás leer, escuchar, ver y anotar todo lo que quieras desde tu iPad, haciendo uso también del Apple Pencil, y iPhone. Dentro de Documents se engloban diferentes funciones ya que no solo es el centro de todos tus archivos, si no que sustituye perfectamente a tu visor de documentos, lector de PDF, descargador de archivos, integrador en la nube, un punto muy importante, al igual que ocurre con la app de Archivos, desde Documents también tendrás acceso a todos los servicios en la nube que tengas contratados.
El punto por el que destaca esta app es principalmente por la gestión de documentos, su propio nombre lo indica, ya que podrás importar y guardar archivos de todo tipo, gestionarlos tal y como quieras o necesites, a lo que hay que sumar que también tendrás la posibilidad de editar los documentos desde la misma aplicación. En definitiva, una app muy completa si lo quieres todo en uno.
PDF Expert: crear y editar PDF
PDF Expert es una aplicación que destaca por sus funciones para editar PDF, sin embargo, si dejamos a un lado todas las posibilidades de edición de documentos, nos encontramos con una aplicación que también permite gestionar todos tus documentos de la forma que quieras. De hecho, la interfaz con la que trabajarás es muy similar a la que ofrece la aplicación de Documents, ya que ambas apps son desarrolladas por Readdle. De esta forma, PDF Expert puede convertirse, principalmente, en tu gestor favoritos de documentos PDF, algo que te puede venir muy bien para organizar todos los documentos de la universidad, si eres estudiante.
Una de las funciones que también hay que destacar de esta aplicación es la posibilidad de acceder a los diferentes servicios en la nube que tengas contratados. Tanto a iCloud Drive, como Dropbox, como Google Drive, por ejemplo, ya que tendrás la posibilidad de conectarte a una gran cantidad de servicios de almacenamiento en la nube.
GoodReader PDF Editor & Viewer
GoodReader es una herramienta ideal para poder gestionar todos tus documentos tanto desde el iPhone como desde el iPad, ya que ofrece una combinación perfecta y muy equilibrada entre la administración de archivos y la lectura de documentos. Con esta app podrás abrir y leer archivos de todo tipo, desde PDF, texto sin formato, pages, word, html, imágenes, audiolibros… y por supuesto también la edición de documentos PDF, un punto muy importante a tener en cuenta en muchos sectores que buscan en la App Store una aplicación que les otorgue todas las funciones que necesitan en su día a día.
En cuanto a la gestión de documentos, ofrece todas las funcionalidades propias de un gestor de archivos, para que puedas organizar todos tus documentos de la forma que necesites. Además también cuenta con la posibilidad de conectarse a los diferentes servicios en la nube que tengas contratados para que puedas acceder a todos ellos fácilmente, por lo que si también cuentas con la posibilidad de utilizar almacenamiento en la nube, la sinergia entre ambas apps será fantástica y te facilitará muchísimo la gestión de todos tus documentos.
GoodNotes 5
GoodNotes es una aplicación que destaca por las posibilidades que otorga a los usuarios de crear notas y utilizar el Apple Pencil para la creación y edición de documentos. Sin embargo, otra de las muchas funciones que tiene GoodNotes es la posibilidad de gestionar, en primer lugar todos los documentos creados en la propia app, y segundo, gestionar todos los documentos que importes a la aplicación, ya que desde GoodNotes podrás importar todos los documentos que quieras.
Se trata de una aplicación ideal para poder controlar todos tus documentos de texto, perfecta para estudiantes que quieren tener todos sus apuntes bien organizados y que, además, pueden editar fácilmente con el Apple Pencil o el uso de un teclado. Dentro de la app puedes crear tantas carpetas como quieras, para que puedas organizar a tu gusto o necesidad todos los documentos con los que trabajas a diario.
Notability
De la misma forma que puedes utilizar GoodNotes para gestionar tus documentos de texto, también tienes la opción de Notability, otra aplicación con la que podrás no solo editar documentos PDF haciendo uso del Apple Pencil o el teclado, si no también gestionar fácil y cómodamente todos esos documentos que usas a diario o que necesitas tener organizados. Tratándose de una aplicación que está pensada para la edición y creación de documentos, contar con la oportunidad de gestionar de una manera tan eficiente y cómoda todos estos archivos hace que sea una de las aplicaciones mas completas para muchos alumnos y profesores.
La función principal por la que destaca Notability es por la creación de notas multimedia, cuenta con una gran cantidad de herramientas que te facilitarán el trabajo, pero además, también puedes importar a la app todo tipo de archivos, PDF, DOC, PPT, imágenes, GIF y muchos más. También puedes convertir a PDF cualquier archivo y crear copias de seguridad de tus archivos en los diferentes servicios de almacenamiento en la nube. Esta combinación puede ser la ideal para gestionar todos tus archivos y tener, además, un lugar donde editarlos con multitud de funciones disponibles.
Documents: gestor de archivos
Podrás leer, anotar y escuchar todo lo que quieras en tu iPhone, ya sea archivos, documentos o audios. Gracias a esta app podrás tener tus documentos bien organizados, cuidando siempre los detalles y el diseño para que te sea muy sencillo utilizarla. Permite guardar e importar archivos desde un ordenador, otro móvil o incluso la nube, y podrás editarlos para añadir o eliminar lo que desees.
Para que la organización sea lo más sencilla posible, podrás crear carpetas para guardar mejor tus documentos. Cuenta con la opción de poner contraseña a las carpetas que quieras para que nadie pueda verlas. Además, si quieres compartir archivos con tus amigos, podrás hacerlo en cuestión de segundos. Trabaja con Google Drive, Dropbox y iCloud de una manera sencilla para que puedas descargar tus archivos.
iDocs
Gracias a su interfaz sencilla y su diseño elegante, iDocs se trata de una buena app con la que poder organizar tus archivos ya sean PDF, vídeos o audios. Podrás editar los archivos que desees, además de poder crear carpetas para tener mejor organizados tus archivos. Podrás sincronizar la app con tus documentos de la nube para organizar todo bien.
Cuenta con la posibilidad de poder editar documentos PDF como si se tratase de un documento de word. Cuenta con una suscripción anual para poder disfrutar de más ventajas y más opciones de edición y clasificación de documentos. Se sincroniza con tus demás dispositivos para que no pierdas ningún documento o fotografía.
¿Cuáles son nuestros favoritos?
Si hablamos de apps que permiten guardar archivos en la nube, la que más destaca es Google Drive. Una app sencilla que puedes tener en todos tus dispositivos. Muy fácil de utilizar y que se puede sincronizar con tu cuenta de Google para que no pierdas detalle. Podrás crear carpetas y documentos compartidos para que tus compañeros puedan editarlos y guardarlos.
De aplicaciones para llevar al día todos tus dispositivos, sin duda la que más opciones ofrece es Documents de Readdle. Con ella puedes tener todos los documentos de tu iPhone en tu iPad y viceversa. Uno de sus puntos fuertes es que es compatible con Apple Pencil, por lo que te será muy sencillo editar los PDFs y demás documentos. Su sencilla manera de pasar los archivos de un dispositivo a otro hace que no pierdas tiempo.