Estamos en una era digital donde el papel está siendo reemplazado por documentos electrónicos en sectores como el empresarial, estudiantil e institucional. Para gestionar estos documentos, no solo es útil contar con dispositivos como el iPhone, sino también con herramientas para escanear documentos físicos. En este artículo se explica cómo hacerlo de forma nativa, sin necesidad de apps de terceros.
Existen muchas aplicaciones en la App Store que lo hacen, sin embargo, no son necesarias, ya que el propio iPhone tiene su forma, y es la mejor posible, por lo que no conseguirás nada mejor usándolas. Hoy te enseñaremos cómo.
Cómo escanear en iPhone
Aunque en la App Store hay aplicaciones especializadas para escanear documentos con funciones adicionales, no es necesario utilizarlas para digitalizar un documento físico. Basta con tener una cámara en buen estado en tu dispositivo, aunque no se usa directamente la app de Cámara, sino la aplicación Archivos, que viene preinstalada en iOS e iPadOS.
La app Archivos no solo permite escanear, sino también organizar y almacenar documentos. Puedes crear carpetas para clasificar archivos y guardarlos en el almacenamiento interno del dispositivo (opción “En mi iPhone”) o en servicios de nube como iCloud Drive. Además, es compatible con otros servicios como Google Drive o Dropbox. Para escanear, simplemente selecciona una carpeta como destino para guardar el archivo, que luego podrás mover o eliminar si es necesario.
Para escanear un documento, sigue estos pasos:
- Toca en un espacio vacío dentro de la aplicación de Archivos para abrir un menú emergente.
- Selecciona la opción «Escanear documentos«. Es posible que necesites pulsar en una flecha hacia la derecha si esta opción no se muestra directamente.
- La cámara se activará automáticamente. Asegúrate de que el documento esté bien encuadrado y presiona el botón central inferior para escanear.
- Ajusta las dimensiones del documento escaneado utilizando los marcadores en pantalla.
- Confirma la acción con el botón «Conservar«.
- Si el documento tiene más páginas, repite el proceso para cada una de ellas y, cuando finalices, selecciona «Guardar«.
Cabe destacar que si pulsas en cada hoja escaneada podrás ajustar el color blanco del documento o recortar la parte que no te interesa. Una vez hayas guardado el documento aparecerá con el nombre «Documento escaneado», el cual podrás modificar pulsando sobre el. También podrás moverlo a otra carpeta como indicamos anteriormente, además de poder compartirlo a través de multitud de apps que tengas instaladas.
Escanear en iPhone con la app de Notas
La también nativa aplicación Notas de iPhone ha mejorado considerablemente en las últimas versiones de iOS y ha añadido funcionalidades destacables como la que estamos tratando en este post acerca de escanear documentos. Para ello debes seguir los siguientes pasos:
- Abre la aplicación de Notas en tu iPhone.
- Crea una nota nueva y una vez dentro de ella pulsa sobre el símbolo ‘+’.
- Selecciona ‘Escanear documentos’.
- Toma ahora la fotografía y ajusta los diferentes parámetros de color, tamaño del documento, etc.
- Pulsa sobre ‘Conservar archivo escaneado’ en la parte inferior izquierda.
- Pulsa ahora sobre ‘Guardar’ en la parte inferior izquierda si no deseas escanear más documentos y si no repite el proceso.
Una vez hayas añadido a la nota el o los documentos escaneados, podrás compartirlos también por multitud de aplicaciones nativas o de terceros como Mensajes, correo electrónico, WhatsApp e incluso subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube.
Cómo imprimir los documentos escaneados
Después de haber digitalizado el documento realizando un escaneo y de haberlo guardado en la aplicación de Archivos o Notas, tienes la opción de enviarlo a una impresora mediante una conexión WiFi. Para realizar esta acción, primero debes acceder al documento y luego tocar el ícono de compartir, que normalmente se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Entre las diferentes opciones que aparecerán, deberás seleccionar «Imprimir«.
Al imprimir, puedes ajustar varios aspectos del formato. Primero, seleccionas la impresora que deseas usar, útil si tienes acceso a varios dispositivos. También puedes elegir qué páginas del documento imprimir, ideal si solo necesitas una parte específica. Además, es posible definir cuántas copias necesitas y decidir entre impresión a color, para resaltar ciertos elementos, o en blanco y negro, una opción más económica para textos simples.
Finalmente, también tienes la opción de seleccionar o no la función de imprimir a doble cara, ofreciéndote la posibilidad de ahorrar papel, imprimiendo contenido en ambos lados de cada hoja.
Crear un PDF tras escanear el documento
De forma nativa, los documentos escaneados se convierten automáticamente en archivos PDF, sin necesidad de realizar configuraciones adicionales. Si lo deseas, puedes exportarlos a aplicaciones especializadas en lectura y edición de PDF, como Adobe Acrobat, PDF Expert, entre otras disponibles en la App Store.
Cómo enviar y transferir esos escaneos
Puede que necesites escanear unos documentos para enviárselos a alguien, sería lo más lógico. Para ello, existen diversas formas de hacerlo, dependiendo del dispositivo al que lo quieras mandar.
- AirDrop: Si el otro equipo es de Apple, ya sea un Mac, iPhone o iPad, podrás hacerlo mediante AirDrop, algo muy cómodo, rápido y eficaz, siempre y cuando estéis juntos, claro, si va a ser a distancia, habrá que recurrir a la siguiente opción.
- iCloud: Todos los archivos de tu iPhone se pueden sincronizar con la nube de iCloud, por lo que podrás compartirlo simplemente seleccionándolo y dándole a Compartir, creando un enlace para enviar a esa persona, o incluso dándole permisos y creando una carpeta juntos.
- A través de mail: Otra opción es adjuntar ese archivo, para ello solo tendremos que abrir la app de Mail, crear un nuevo correo, y mantener pulsado en el cuerpo del mensaje, para pulsar en adjuntar, y seleccionar el PDF deseado.
- WhatsApp o Telegram: Actualmente, ya se puede enviar este tipo de documentos a través de las apps de mensajería, por lo que si la otra persona las tiene, será el método más sencillo.